重庆市档案局
关于印发重庆市纸质档案数字化实施细则的通知
第一章 总则
第一条 为规范我市纸质档案数字化工作，根据中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、中共重庆市委办公厅 重庆市人民政府办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》、国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知（档办发〔2014〕7号）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）等相关规定，制定本细则。
第二条 本细则中所称纸质档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
第三条 全市各级国家综合档案馆及其接收范围的机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下简称“各单位 ”）及我市相关数字化服务机构在开展纸质档案数字化工作时适用本细则。
第四条 各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的纸质档案数字化工作进行监督和指导，并切实履行相关职责。
第五条 各单位在开展档案数字化加工前应确保档案整理规范，符合我市相关整理标准。
第六条 各单位应确保纸质档案数字化成果的真实可靠、齐全完整、安全可用，和原档案保持一一对应。
第二章 组织管理
第七条 各单位应加强本单位纸质档案数字化工作的组织领导，建立纸质档案数字化工作机构，对纸质档案数字化工作进行统筹规划和协调管理，提供安全和技术保障，确保纸质档案数字化工作科学、安全、规范。
第八条 各单位应在充分调研的基础上，根据纸质档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。
第九条 各单位开展纸质档案数字化工作时，应配备熟悉档案业务、数字化基础知识和相关标准规范的工作人员和管理人员。并对档案数字化工作人员进行安全保密教育和培训。
第十条 各单位应提供独立、可封闭的专用加工场地，合理布局各工作区域，加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。
第十一条 各单位数字化加工网络要与其他无关网络物理隔离，禁止使用可能造成数据外泄的网络和设备。对存储数据的硬盘、移动存储介质等设备要逐一进行检查、登记，实行专人管理。档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由业主单位专业人员现场监督。
第十二条 各单位应制定科学规范的岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障纸质档案实体和数字化成果的安全。
第十三条 各单位应依据相关标准规范和《重庆市纸质档案数字化操作规则》（附件）制定纸质档案数字化加工环节工作流程和操作规范，明确相关技术指标。档案数字化成果不符合上述要求的，全市各级国家综合档案馆不得接收。
第十四条 需向全市各级国家综合档案馆移交纸质档案数字化成果的项目，移交单位不能准确确定合格的技术指标时，应商接收档案馆共同确定。
第十五条 各单位应对数字化工作过程中形成的工作方案、审批书、流程单、数据验收单、项目验收报告、成果移交清单、项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等重要文件进行整理并归档。
第十六条 对涉密（或敏感）纸质档案进行数字化加工时，应按照相关保密要求开展工作，其数据应单独存储和移交。
第三章 服务外包
第十七条 各单位开展纸质档案数字化加工可采取自主加工或服务外包方式进行。采取服务外包方式加工的，数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须是中华人民共和国境内公民。涉密（或敏感）纸质档案数字化加工外包的，其服务机构必须具备我国国家保密局颁发的国家秘密载体印制资质。确定数字化服务机构后，各单位应与数字化服务机构签订书面合同，形成正式的委托与被委托的法律关系。
第十八条 各单位必须与数字化服务机构签订安全保密协议，建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，形成检查记录，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
第十九条 各单位应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等信息。
第二十条 各单位采取服务外包方式进行纸质档案数字化加工时，数据存储设备需自行提供并进行管理，如果确需数字化服务机构提供设备的，各单位应对其进行安全检查并登记，项目完工后，将设备收回。
第二十一条 各单位采取服务外包方式进行的纸质档案数字化加工项目，应在数字化成果验收合格后及时履行数据交接手续。数据移交后，数字化服务机构不得留存数据。
第四章 法律责任
第二十二条 各单位委托没有资质的数字化服务机构印制涉密档案的，对其直接负责的主管人员以及其他直接责任人员依纪依法给予处分；泄露国家秘密构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十三条 有资质的数字化服务机构违反《国家秘密载体印制资质管理办法》等规定，存在以下违规行为的，由档案行政管理部门移交保密行政管理部门依法撤销或者注销其资质；泄露国家秘密构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（一）承担国家秘密载体印制业务没有严格的交接手续；
（二）对国家秘密载体印制不严格清点、登记；
（三）国家秘密载体原件、扫描图片、著录信息、数据载体、成品、半成品等没有指定专人负责，并采取相应的保密管理措施；
（四）将涉密档案委托给不具备资质的单位进行加工；
（五）印制任务完成后，擅自留存、复制涉密信息。
第二十四条 从事档案数字化加工的人员，在档案数字化工作中非法获取、持有涉密档案的，或非法复制、记录、存储涉密档案的，或将保存有涉密档案的计算机和存储设备接入互联网及其他公共信息网络的，或使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储、处理涉密档案的，给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。尚不构成犯罪，且不适用处分的人员，由保密行政管理部门督促其所在单位予以处理。
第五章 附则
第二十五条 本细则自2018年6月1日施行。
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