一、办事制度
1．处室职工在自己的职责权力范围内依法行事，自己不能解决的问题，必须向分管主任请示并请求得到解决。同时，会计和出纳必须严格按学校规定报销程序审核原始发票，对不符合报销规定的，坚决不予报销。
2．总务处两个副主任实行个人分工负责与个人条块管理相结合，在具体事务行政中，要树立全局意识、集体意识和节约意识，在自己的职责权力范围内依法独立行政，需要研究的问题必须征求处室主要负责人同意或交主任办公会通过后，再报校长批准。
3．处室主要负责人在自己的职责权力范围内依法行政，经常向校长请示和汇报，重大财务开支必须交主任办公会通过，且报校长批准后实施。
4．各处室（含白岩教学区）的所有物资采购，必须由学校统一进行。
各处室主要负责人需提前一周填写学校统一制定的物资采购清单，并按清单所列审批程序报批后交总务处或下设的办公室，再由总务处安排采购员集中统一购买后及时送到各保管室；白岩教学区临时急需采购的物资也要填写物资采购清单，并报总务处办公室特批特办。严格执行物资的申请、采购、验收、报销、领发审批制度，坚决杜绝在各店记账式购物。实行微机管理固定资产，按合格评估的要求健全固定资产金额增减账（低质易耗品健全数量增添账），坚持“层层负责、合理调配、管用结合、物尽其用”原则，使固定资产经常保持完好和可用状态。
5．财务收支帐务程序：
结算会计——凭相关证件办理收费许可证——凭领购簿办理收费票据并负责票据的登记、发放和核销——收据记账联和银行缴款书上核对并签字后交出纳——划拨和核对财政专户或专储存款——办理银行贷款手续以及银行存款转账和取现业务——制定学年或学期学生缴费通知单——负责所有收费的组织、登记、结算及统计——班级人数清理及联合办学分成结算——制定期末学生代收费结算清单并协助出纳和报账员退费。
出纳——到结算会计处领取收据——分类统计并及时存入财政专户或专储——凭收据记账联、存根联和银行缴款书到结算会计处登记、核销和签章——取钱找结算会计开现金支票——按规定审核经办人填制的“费用报销单”、“差旅费报销单”和各种发票，严格按程序审批报销——将发票及时送帐务会计记账并核对现金日记账余额。
报账员——到结算会计或出纳处领取收据——分类统计并及时代出纳存入财政专户或专储——凭收据记账联、存根联和银行缴款书到结算会计或出纳处登记、核销和签章——找出纳借周转资金——代理出纳按规定审核经办人填制的“费用报销单”、“差旅费报销单”和各种发票，严格按程序审批报销——将发票及时送出纳记账并核对现金余额。
帐务会计——审核出纳和结算会计上报的原始发票和收据——据实填制记账凭证、登记账簿和编制会计报表——分别与出纳和结算会计核对现金和银行存款余额并签章——按时将会计报表及相关资料交上级主管部门、学校分管领导——按时上报工资基金软盘和编制年终奖励工资、普调工资发放册——负责代扣教职工医疗保险费和个人所得税——编制财务预算、决算报表——搞好基建财务帐，建立专项支出二级明细账——会计档案的装订、保管和移交。
6．严格按规定报销
（1）各处室开支的经费，经办人和验收人签字后。按下列审批程序和权限执行：
①处室经费（不含业务招待费，下略）一次在200元以内的开支，经部门主要负责人对该项开支的合理性提出初步审核意见后，由分管校长审批和总务主任核准生效。
②处室经费一次在200元及其以上的开支，经部门主要负责人及分管校长对该项开支的合理性提出初步审核意见后，由校长审批和总务主任核准生效。
③处室的业务招待费的开支，经部门主要负责人及分管校长对该项开支的合理性提出初步审核意见后，由校长审批和总务主任核准生效。
以上审批顺序为：先下级，后上级；先定性审批，后集中标准；先经有关部门，后报财务线。若遇有关核准人员出差在外，可由其授权人代核、代批，但事后必须请有关人员追认。
（2）按国家政策规定及上级部门、学校规定发放的工资（含借调人员、临工的工资）、福利、奖金、津贴、抚恤金、遗属补贴、校级电话费补贴、值班加班费等，由行政办公室核准无误，并由经办人签字后，报部门主要负责人及分管校长审核后，再报校长审批生效，最后交结算中心组织发放。但住房补贴、医疗费补助、体育（舞蹈）教师服装费等的发放，由帐务会计经办造册，报总务主任核准无误后，送校长审批生效，最后交结算中心组织发放。
（3）学校来客由学校行政办负责安排，原则上按每人次10元的标准在学校食堂招待就餐，每次不得有超过二人的陪同，超过该标准的招待费不得签字报销。特殊情况要在校外招待客人时，必须按审批权限报分管校长或校长同意。
（4）差旅费的报销按学校有关规定执行。凡因种种原因未乘座校车上下班的，不得报销交通费。凡有借款的出差人员，出差返校一周内必须到结算中心或出纳室办理还款手续，否则会计或出纳有权从借款人工资或其他福利费中扣款。
（5）经办人持各类开支票据，到结算中心或出纳室填写“费用报销单”、“差旅费报销单”，附上“原始单据粘贴单”，交出纳对其有效性、规范性进行审核无误，并盖上“财务已审”专用章后，方可按规定程序审签。对无效票据（如未盖公章的票据）、不规范的票据，审批人员拒绝审签，会计和出纳有权拒绝报销。
（6）各项开支不得化整为零，避开各级审批人员的监督。报销金额超过1000元的，原则上通过银行转账解决。
（7）对超过3000元以上的非计划内支出项目和一次性开支在5万元以上、20万元以下的开支，由校长办公会审议决定；对一次性在20万元以上的开支，由校长决定交校务会审议通过。
（8）支出金额在1万元以上的维修、绿化、设备购置、基建工程等项目，必须填写专制的维修申请单和物资采购申请单，并严格按照学校规定的程序办理报批手续。特别是基建工程还必须经过立项申请、论证批准、工程预算、签订合同、监理签证、审计决算(或质检收)、报销结转的程序办理，以堵塞漏洞。对一次性采购1万元以上的物资，必须由2人以上经办，通过招投标形式择优采购或集中定点采购。
（9）公物维修管理规定：
学生处对学生宿舍及公物负有管理责任；教务处对教学楼及公物负有管理责任。
学生宿舍、教学楼及公物出现需要维修的情况后，应立即报告，并由专业人员及时维修。其正常程序为：出现状况，书面报告→宿舍管理人员或教学楼管理人员→填报“维修申请单” →相关负责人签字→总务处维修管理员→专业人员维修→宿管人员或教学楼管理人员陪同检查、签字验收→维修申请单交总务处维修管理员存档。宿管人员或教学楼管理人员在填报维修申请单时，应做到及时认真、分类填写并注明寝室或教室门牌号码，相关负责人签字后，宿管人员或教学楼管理人员应立即将维修申请单交给维修管理员，以免延误维修时间。如出现水管爆裂，龙头损坏等紧急情况，应立即报告，急事急办，先维修再补办手续。
维修工作完成后，工作人员将根据破损原因，作出是否应当赔偿的认定。除正常损耗的物品外(如灯管、灯炮等零部件的正常损耗)，其余情况均应按规定赔偿。赔偿程序为：维修管理员填写缴费通知单→宿管人员或教学楼管理人员→宿管部或教务处→向寝室或班级收取赔偿金→结算中心缴费→宿管部或教务处凭缴费收据到维修管理员登记。宿管部收取、缴纳赔偿金的时间，原则上不超过五个工作日。
每届新生宿舍或教室由学生处或教务处将毕业班寝室或教室交总务处，对各寝室或教室的墙面、门、窗、玻璃、床、柜、锁、桌、凳、讲台及各种水电设备设施等进行粉刷、维修后，交回学生处或教务处分配给各新生班。经维修的房屋，原则上要使用3年，如中途有损坏或维修均应按规定赔偿。
寝室厕所堵塞，则由该寝室给出厕所疏通费到结算中心收交，维修管理员负责疏通。
二、议事制度
（一）会议制度
1．主任办公会：每周星期三在校本部主任室召开。主任主持，会议内容：制定、修订和完善本处室职权范围内的各项管理制度；布置学期开学学生收费和期末学生代收费结算工作；研讨房屋、设备及水电维修方案；安排大宗物品教育政府采购招标事宜；讨论校园经济实体、门面的租赁和管理办法；通报财务收支预算、决算报告；其他重大事宜；小结上周工作情况，分析存在的问题并采取相应的管理措施，安排下周工作；考核本处室工作人员的工作绩效及出勤情况等。主任、副主任参加。
2．工作人员例会：每周星期一或星期二（临时通知）分别在校本部和白岩教学区总务处办公室召开。副主任主持，会议内容：分析上周工作和该点常规管理中存在的问题，布置本周的工作要点。主任、副主任和该教学区总务处的工作人员参加。
3．月工作总结会：月末最后一周的星期一或星期二（临时通知）别在校本部和白岩教学点总务处办公室召开。副主任主持，会议内容：分析总结本月工作中的经验、教训，布置下月工作要点；研讨后勤服务和管理的新思路、新方法。主任、副主任和该教学区总务处的工作人员参加。
4．期工作计划（总结）大会：每学期开学或结束在本部召开。主任主持，会议内容：学习本期处室工作计划或总结要点；布置和安排各部门岗位开学准备和期末结束工作等有关事宜；学年度考核。
（二）联系制度
1．主任、副主任每周至少定期一至二天到各教学区检查和落实自己分管的各项工作，针对提出的问题，在职权范围内进行现场办公，如自己不能解决的，先报主任办公会研究决定，确实不能解决的重大问题，再向校长请示、汇报。
2．每月召开一次生活部成员和生活委员代表大会，对食品卫生安全检查进行评比，并收集学生对食堂饭菜质量、价格、卫生和工作人员服务态度的反馈意见，分本部和白岩教学点召开，由各教学区总务处副主任主持，分管主任、综合管理员和校医参加。
